안녕하세요!
일본에서 현지 일본어 한국어 통역（도쿄, 요코하마, 나고야, 오사카, 치바, 시즈오카 등）으로 활동하고 있는 이영준입니다.
일본 제조사의 설비 구입을 위한 테스트를 하거나 일본 기업과 기술제휴 등 이유로 일본 현지 공장을 방문하게 됩니다.
일본 기업은 한국에서 오는 방문객을 반갑게 맞아주지만 일보 기업의 문화와 기본적인 매너를 이해하지 못하면 비즈니스에도 영향을 미칠 수도 있습니다.
이 글에서는 일본 공장 방문 시 꼭 알아야 할 문화 및 비즈니스 매너에 대해 자세히 알아보겠습니다.
1. 방문 전 준비 사항
1) 일정 및 사전 연락
일본 제조사의 설비 구입을 위한 기계 테스트 방문의 경우 에이전트가 일본 제조사와 모든 연락을 해주는 경우가 많지만 그 외의 경우는 직접 연락을 해야 하는 경우가 있습니다.
방문 전 반드시 일정을 사전에 조율하고, 정확한 시간과 방문 목적을 확정하는 것이 중요합니다.
- 방문 요청 시 이메일로 일정 및 방문 목적을 명확히 전달하는 것이 좋습니다.
- 방문 확정 후 최소 1주일 전에 재확인하는 것이 좋습니다.
- 예기치 않은 일정 변경이 발생하면 가능한 한 빨리 연락해야 하는 것이 서로에게 도움이 됩니다.
2) 명함 준비
일본에서는 명함 교환이 매우 중요합니다.
방문 전에 명함을 준비하세요.
- 명함은 한쪽 면에 한국어, 다른 한쪽 면에 일본어로 인쇄하는 것이 좋습니다. 물론 영어도 상관없습니다.
- 명함을 교환할 때는 두 손으로 건네고, 받은 명함을 바로 주머니에 넣지 말고 잠시 바라본 후 테이블 위에 올려둡니다. 이것이 일본의 비즈니스 관습입니다.
3) 복장 및 외모
일본 비즈니스 문화에서는 단정한 복장이 신뢰를 형성하는 요소 중 하나입니다.
일본인들이 일본 공장을 방문할 때는 보통 정장 차림으로 방문하고 기계 테스트가 있을 경우에는 작업복을 챙겨오는 일본인들도 있습니다.
일본 공장의 안전 규정에 따라 헬멧이나 안전화를 착용해야 경우도 있으므로 머리에 왁스나 무스를 바르지 않고 가는 것도 좋다고 생각합니다.
2. 공장 방문 시 기본 매너
1) 시간 엄수
일본에서는 시간을 엄수하는 것이 아주 중요합니다.
- 약속 시간보다 10분 정도 일찍 도착하는 것이 좋습니다.
- 늦어질 경우에는 사전에 반드시 연락을 해야 합니다.
2) 인사 및 경례
일본 비즈니스 매너에서 인사는 중요한 요소입니다.
- 방문 시 첫인사는 가볍게 15도 정도 허리를 숙이며 “お世話になります (오세와니 나리마스)”라고 말하면 좋습니다.
- 상대방이 먼저 손을 내밀면 악수를 해도 좋지만 일본에서는 가벼운 목례가 더 일반적입니다.
- 떠날 때는 “本日はお時間をいただき、ありがとうございました (혼지츠와 오지칸 오 이타다키, 아리가토고자이마시타)”라고 감사 인사를 전합니다.
3) 공장 내 행동 규칙
일본 공장은 그들만의 룰이 정해져 있으므로 방문객으로서 다음 사항을 유의해야 합니다.
- 허락 없이 사진 촬영을 하면 안 됩니다.
- 지정된 동선만 따라 이동하며, 안내자의 지시에 따릅니다.
- 소음을 최소화하고, 업무 중인 직원들에게 불필요한 방해를 주지 않습니다.
- 안전 수칙을 철저히 준수하며, 헬멧, 안전장비 착용 등의 지침을 따릅니다.
3. 비즈니스 미팅 매너
1) 좌석 배치
일본에서는 미팅 시 좌석 배치도 중요합니다.
기본적으로 안내받은 자리에 앉는 것이 가장 무난합니다.
2) 회의 진행 방식
일본 기업들은 보수적이고 체계적인 의사결정 과정을 따릅니다.
- 상대방의 의견을 경청하는 것이 중요합니다.
- 바로 결론을 내리기보다 충분한 설명과 분석을 거친 후 결정하는 경향이 있습니다.
- 공격적인 협상보다는, 신뢰를 바탕으로 한 장기적인 협력을 강조하는 접근법이 효과적입니다.
3) 프레젠테이션 시 유의점
공장 방문 시 제품 설명이나 제안을 할 경우, 다음 사항을 염두에 두면 효과적입니다.
- 너무 화려한 표현보다는 간결하고 논리적인 설명이 좋습니다.
- 일본어 프레젠테이션 자료를 준비하면 신뢰도를 더 높일 수 있습니다.
- 질문을 받을 경우 즉답을 주는 것이 좋지만 모르는 사항은 추후 메일 등으로 답변드린다고 하는 것도 좋습니다.
4. 식사 및 교류 매너
1) 식사 초대 시 매너
공장 방문 후 저녁 식사에 초대될 수도 있습니다. 일본의 식사 문화도 중요하게 고려해야 합니다.
- 자리 배치는 주최 측에서 정하는 경우가 많으므로 임의로 변경하지 않습니다.
- 젓가락을 밥에 꽂는 행위는 피해야 합니다.
- 여럿이 같이 덜어 먹는 음식일 경우에는 본인이 쓰던 젓가락으로는 집지 않습니다.
2) 선물 문화
방문 시 작은 선물을 준비하는 것도 좋은 인상을 줄 수 있습니다.
- 한국 전통차, 명절 과자, 회사 로고가 있는 기념품 등이 적절합니다.
- 선물은 양손으로 건네고, 포장은 개봉하지 않고 받는 것이 일반적입니다.
5. 방문 후 팔로우업
1) 감사 이메일 보내기
방문 후 1~2일 내에 감사 이메일을 보내면 좋은 인상을 남길 수 있습니다.
2) 후속 논의 및 자료 공유
미팅에서 논의한 내용을 정리하여 후속 자료를 공유하면 신뢰도를 높일 수 있습니다.
결론
일본 공장 방문은 단순한 업무 미팅이 아니라, 신뢰와 관계 형성의 중요한 기회입니다.
시간을 엄수하고, 기본적인 예절을 지키며, 일본의 비즈니스 문화를 존중하는 태도를 갖춘다면 더욱 원활한 협력 관계를 구축할 수 있을 것입니다.
사전에 철저히 준비하고, 방문 후에도 지속적인 커뮤니케이션을 유지하는 것이 성공적인 비즈니스의 핵심입니다.
이상 스모모였습니다.
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